PERENCANAAN DAN ANALISIS KEBUTUHAN SUMBER DAYA MANUSIA

Bab I

Pendahuluan

1.1  Latar Belakang

Perencanaan sumber daya manusia dicirikan oleh suatu keterkaitan utama antara perencanaan dan kebutuhan sumber daya manusia. Perencanan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Perencanaan SDM merupakan suatu  proyeksi bagaimana suatu perusahaan merencanakan untuk memperoleh dan memanfaatkan sumber daya manusia dengan mempertimbangkan faktor-faktor internal & eksternal secara global.

Kebutuhan perusahaan akan sumber daya manusia di masa mendatang merupakan salah satu titik sentral dari fungsi perencanaan sumber daya manusia. Tidak ada perusahaan yang tidak melakukannya walaupun perusahaan itu adalah perusahaan kecil. Yang membedakannya adalah metode atau teknik perkiraan yang dipakai, mulai dari yang sekedar tipe intuitif sampai ke teknik yang kompleks. Faktor-faktor yang dianalisis dalam memperkirakan kebutuhan SDM tersebut terdiri atas faktor eksternal dan internal perusahaan. Analisis kebutuhan SDM tidak hanya terbatas pada penentuan jumlah dan kualitas SDM yang diperlukan dalam mencapai tujuan perusahaan saja. Tetapi, perlu pula mempertimbangkan dari mana sumber SDM yang dapat direkrut. Hal–hal itulah sebagai faktor yang perlu dipertimbangkan.

Salah satu kunci utama dalam menciptakan Sumber Daya Manusia (SDM) adalah terletak pada proses rekrutmen, seleksi, training and development calon tenaga kerja. Mencari tenaga kerja yang profesional dan berkualitas tidaklah gampang. Tetapi merupakan sebuah kewajiban dalam sebuah organisasi dan perusahaan-perusahan harus melakukan penyaringan untuk anggota atau para pekerja yang baru. Untuk itulah rekrutmen tenaga kerja dibutuhkan untuk menyaring para pelamar yang ingin melamar. Dalam organisasi, rekrutmen ini menjadi salah satu proses yang penting dalam menentukan baik tidaknya pelamar yang akan melamar pada organisasi tersebut.

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa perencanaan sumber daya manusia?

2.      Apa tujuan dari perencanaan sumber daya manusia dan siapa saja yang berkepentingan?

3.      Faktor-faktor yang mempengaruhi analisis kebutuhan SDM!

4.      Bagaimana cara memproses rekrutmen?

5.      Apa manfaat menganalisis kebutuhan SDM?

1.3  Tujuan Penulisan

1.      Untuk mengetahui perencanaan dan kebutuhan sumber daya manusia (SDM).

2.      Untuk Mengetahui tujuan dari perencanaan dan kebutuhan SDM

3.       faktor-faktor yang mempengaruhi Perencanaan SDM.

4.      Agar mengetahui manfaat perencanaan SDM.

5.      Agar memahami Sistem-sistem yang terjadi dalam Perencanaan SDM.

Bab II

Pembahasan

2.1    Pengertian Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)

Andrew E. Sikula (1981;145) mengemukakan bahwa: “Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja didefinisikan sebagai proses menentukan kebutuhan tenaga kerja dan berarti mempertemukan kebutuhan tersebut agar pelaksanaannya berinteraksi dengan rencana organisasi”.

Eric Vetter dalam Jackson & Schuler (1990) dan Schuler & Walker (1990)

mendefinisikan perencanaan SDM (Human Resource Planning) sebagai: proses dimana manajemen menetapkan bagaimana organisasi seharusnya bergerak dari

keadaan SDM sekarang ini menuju posisi SDM yang diinginkan di masa depan.

Dari konsep tersebut, perencanaan SDM dipandang sebagai proses linier, dengan

menggunakan data dan proses masa lalu (shortterm) sebagai pedoman perencanaan di masa depan (long-term). Melalui perencanaan SDM ini manajemen berusaha untuk mendapatkan orang yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada tempat yang tepat dan pada saat yang tepat serta manajemen berusaha untuk melakukan hal-hal yang menghasilkan kepuasan maksimum jangka panjang baik bagi organisasi maupun individu.

Schuler & Walker (1990) menyebutkan bahwa perencanaan SDM meliputi lima tahapan, yaitu: 1) Mengidentifikasi tujuan, 2) Peramalan keperluan atau syarat dasar SDM, 3) Menilai keahlian yang telah dimiliki dan karakteristik penawaran internal lainnya, 4) Menentukan kebutuhan utama SDM, dan 5) Mengembangkan rencana aktivitas kegiatan dan program untuk memastikan penempatan orang-orang yang tepat di tempat yang tepat.

2.2   Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai tujuannya. Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

Drs. Malayu S.P. Hasibuan (2007) mengungkap Perencanaan Sumber Daya Manusia (PSDM) untuk kepentingan perseorangan, perusahaan/organisasi, nasional yaitu:

a.       Kepentingan perseorangan

PSDM penting bagi setiap orang karena dengan PSDM ia dapat menetapkan tujuan yang ingin dicapainya. Untuk mencapai tujuan tersebut maka kegiatan-kegiatannya akan lebih terarah, efektif dan efisien. Seperti rencana pendidikan, karier, ekonomi dan lain-lain.

b.      Kepentingan perusahaan/organisasi

PSDM penting bagi perusahaan/organisasi untuk dapat meningkatkan hasil dalam mencapai tujuan perusahaan. Dengan PSDM, kualitas, kuantitas, dan penempatan pegawai tepat sesuai kebutuhan perusahaan. PSDM perusahaan juga dapat menilai apakah perusahaan maju atau tidak, serta apakah kontrol karyawan dapat dilakukan.           

c.       Kepentingan Nasional

PSDM sangat penting bagi nasional, karena kemajuan suatu negara terletak pada keunggulan sumber daya manusianya. Semakin tinggi mutu SDMnya, kemajuan negara akan semakin cepat pula.  

2.3  Komponen-komponen Perencanaan SDM

Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM, yaitu:

·         Tujuan

Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.

·         Perencanaan Organisasi

Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi.Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.

2.4  Sistem Perencanaan SDM

Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM

1. Inventarisasi persediaan SDM

Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang kegiatan, hasil yang dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi. 

2. Forecast SDM / peramalan SDM

Peramalan SDM berguna  untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa datang.

Metode peramalan ketersediaan/penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber eksternal terdiri atas:

a.       Perencanaan rekrutmen dan seleksi 

b.      Pasar tenaga kerja

Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena banyak faktor yang mempengaruhinya.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora, 1997:176) terdiri atas:

·         Perubahan lingkungan eksternal

·         Perubahan kondisi organisasi

·         Perubahan kondisi tenaga kerja

3. Penyusunan rencana SDM

Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.

4. Pengawasan dan Evaluasi 

Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang manusia dalam organisasi. Yang lain dapat pula mengenai dayanya sendiri atau orangnya sendiri yang juga memerlukan pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dan evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan

2.5   Perencanaan SDM Dalam Kontek Rekrutmen

Rekrutmen menurut Mathis dan Jakson (2001) adalah proses yang menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu perusahaan atau organisasi. Hal ini sejalan dengan pendapat Irawan dkk. (1997) bahwa rekrutmen adalah suatu proses untuk mendapatkan tenaga yang berkualitas guna bekerja pada perusahaan atau instansi. Sedangkan menurut ahli lain menyebutkan bahwa rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak, dan menetapkan sejumlah orang, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan

sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan SDM (Samsudin, 2006).

Ø  Proses Rekrutmen

Menurut Handoko (2008), proses rekrutmen (penarikan) secara ringkas dapat dijelaskan pada gambar berikut :

 

Proses rekrutmen saat ini memiliki beberapa istilah popular diantaranya  Job Analysis, Job Description, Job Specification, Job Evaluation, dan Job Classification. Uraiannya adalah sebagai berikut:

1.         Job Analysis (Analisis Jabatan), Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan, keterampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan dipekerjakan.

2.         Job Description (Uraian Jabatan)

      Menurut Yoder (dalam Nugroho, (2012), mengatakan bahwa uraian jabatan adalah mengihktisarkan fakta-fakta yang diberikan oleh analisis jabatan dalam susunan yang sistematis. Uraian jabatan merupakan garis-garis besar yang ditulis dan dimaksudkan untuk memberikan keterangan tentang fakta-fakta yang penting dari jabatan yang diperlukan.

3.         Job Specification (Persyaratan Jabatan)

      Persyaratan pekerjaan adalah catatan mengenai syarat-syarat orang yang minimum harus dimiliki untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik (Moekijat, 2010) dalam Nugroho, (2012).

4.         Job Evaluation (Penilaian Jabatan)

       Menurut Moekijat (2010), penilaian jabatan adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dari jabatan dengan jabatan lainnya.

5.         Job Classification (Penggolongan jabatan)

      Penggolongan jabatan adalah pengelompokan jabatan-jabatan yang memiliki nilai yang sama (Moekijat, 2010).

Ø  Penentuan Sumber-sumber Rekrutmen

Setelah diketahui spesifikasi jabatan atau pekerjaan karyawan yang diperlukan, maka harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan bisa berasal dari internal dan eksternal perusahaan. Hasibuan (2008).

a.    Sumber Internal

Sumber internal adalah karyawan yang  akan mengisi lowongan kerja yang diambil dari dalam perusahaan tersebut. Hal ini dapat dilakukan dengan cara melakukan mutasi atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi jabatan atau pekerjaan tersebut. Pemindahan karyawan bersifat vertical (promosi atau demosi) maupun bersifat horizontal. Jika masih ada karyawan yang dapat memenuhi spesifikasi pekerjaan, sebaiknya perusahaan mengambil dari dalam perusahaan khususnya untuk jabatan manajerial. Adapun kebaikan dari sumber internal yaitu:

1.         Tidak terlalu mahal

2.         Dapat memelihara loyalitas dan mendorong motivasi karyawan yang ada.

3.         Karyawan telah terbiasa dengan suasana dan budaya perusahaan.

Sedangkan kelemahan dari sumber internal yaitu :

1.         Pembatasan terhadap bakat-bakat.

2.         Mengurangi peluang

3.         Dapat meningkatkan perasaan puas diri.

Adapun sumber-sumber internal antara lain melalui:

1.         Penawaran terbuka untuk suatu jabatan (Job Posting Program).

       Rekrutmen terbuka ini merupakan sistem mencari pekerja yang memiliki kemampuan tinggi untuk  mengisi jabatan yang kosong dengan memberikan kesempatan kepada semua karyawan yang berminat.

2.         Perbantuan pekerja (Departing Employees)

       Rekrutmen ini dapat dilakukan melalui perbantuan pekerja untuk suatu jabatan dari unit kerja lain.

b.    Sumber Eksternal

Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatan yang lowong yang dilakukan perusahaan dari sumber-sumber yang berasal dari luar perusahaan. Sumber-sumber ekternal berasal dari:

1.         Kantor penempatan tenaga kerja

2.         Lembaga-lembaga pendidikan

3.         Referensi karyawan atau rekan

4.         Serikat-serikat buruh

5.         Pencangkokan dari perusahaan lain

6.         Nepotisme atau leasing

7.         Pasar tenaga kerja dengan memasang iklan pada media massa.

8.         Sumber-sumber lainnya.

 2.6  Manfaat Analisis Kebutuhan SDM

Manfaat analisis kebutuhan SDM bagi perusahaan meliputi beberapa hal berikut:

a.       Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan.

b.      Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin

c.       Mengembangkan sistem perencanaan SDM dengan efisien dan efektif

d.      Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen SDM secara optimal

e.       Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat.

2.7  Faktor-faktor Yang Perlu Dipertimbangkan

Faktor -faktor yang perlu dipertimbangkan dalam menganalisis kebutuhan perusahaan akan SDM/karyawan meliputi perubahan lingkungan eksternal dan lingkungan internal.

Ø  Perubahan Lingkungan Eksternal

Sifat pengaruh perubahan eksternal cukup besar dan sulit diperkirakan. Hal demikian karena faktor-faktor eksternal bersifat given dan sangat sulit,  bahkan tidak dapat dikontrol oleh perusahaan.

Bentuk-bentuk perubahan lingkungan eksternal, meliputi:

a.       Kondisi perekonomian makro

Kondisi perekonomian makro, seperti tingkat suku bunga, inflasi, dan nilai rupiah  sangat mempengaruhi aktivitas dan kemajuan bisnis ditingkat mikro. Selain itu, perubahan ekonomi makro ini pun dapat berupa surplus dan defisitnya (kekurangan) angkatan kerja, perusahaan relative mudah merekrut karyawan baru dengan tingkat upah relative murah.

b.      Hukum, politik, sosial

w  Sisi hukum dalam bentuk peraturan-peraturan, seperti yang menyangkut hak cuti, hak waktu kerja, upah minimum regional, dan hak jaminan sosial karyawan dapat mempengaruhi perencanaan kebutuhan SDM / karyawan.

w  Sisi politik, perusahaan akan mengalami kesulitan yang lebih besar dalam berbisnis, utamanya dalam mengekspansi usahanya, jika kestabilan politik selalu terganggu. Dengan demikian, pada gilirannya ketidakpastian kestabilan politik akan berpengaruh pada kualitas perencanaan kebutuhan SDM yang handal.

w  Sisi sosial budaya, perusahaan pun tidak jarang mengalami kesulitan dalam perencanaan SDM. Misalnya, tidak ada yang membantah jika unsur sosial budaya masyarakat bisa memberi ciri pada etos kerja. Oleh karena itu, perusahaan cenderung akan merekrut SDM dengan ciri etos kerja yang tinggi dari beberapa daerah tertentu.

c.       Ilmu pengetahuan dan teknologi

Kemajuan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) berpengaruh terhadap kebutuhan SDM yang akan digunakan perusahaan. Bentuk tersebut misalnya dalam aspek keunggulan efisiensi, teknologi, kualitas SDM, tingkat upah, dan peluang ekspansi usaha serta pangsa pasar komoditi.

d.      Persaingan Usaha

Persaingan usaha merupakan bentuk lain yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan kebutuhan SDM.

Ø  Perubahan Lingkungan Internal

Perubahan kondisi internal perusahaan meliputi perubahan kondisi perusahaan dan karyawan. Perubahan kondisi perusahaan meliputi perkembangan investasi atau ekspansi usaha, pemanfaatan sumber daya produksi (barang dan jasa), dan pangsa pasar.

a.       Perubahan kondisi perusahaan

Kondisi perusahaan yang sehat dan kurang sehat dilihat dari sisi efisiensi akan berpengaruh terhadap permintaan atau kebutuhan SDM.

b.      Perubahan kondisi karyawan

Perubahan kondisi karyawan yang relatif mudah dilihat adalah dari segi-segi perilaku, penguasaan teknologi, ragam kebutuhan karyawan, tingkat kehadiran, dan perputaran karyawan yang semuanya itu akan berpengaruh pada produktivitas kerja. Semakin banyak jumlah karyawan yang berperilaku di luar kehendak perusahaan, semakin perlu analisis kebutuhan SDM direvisi lagi. Perencanaan harus dilakukan secara berkala untuk memperkecil kerugian-kerugian yang dapat muncul. 

  

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Planning) merupakan salah satu fungsi dalam Manajemen Sumber daya manusia yang mengorientasi pada bagaimana menyusun langkah-langkah strategi menyiapkan sumber daya manusia (pegawai/karyawan) dalam suatu organisasi secara tepat dalam jumlah dan kualitas yang diperlukan. Perencanaan SDM sebagai proses manajemen dalam menentukan pergerakan sumber daya manusia organisasi dari posisinya saat ini menuju posisi yang diinginkan di masa depan dengan menggunakan data sebagai pedoman perencanaan di masa depan.

Salah satu manfaat analisis kebutuhan SDM bagi perusahaan adalah optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan alam menganalisis kebutuhan perusahaan akan SDM/karyawan meliputi perubahan lingkungan eksternal dan lingkungan internal. Teknik perkiraan kebutuhan SDM meliputi perkiraan jangka pendek dan jangka panjang.

B.     Saran

Hal yang paling penting di dalam suatu perusahaan adalah Perencanaan SDM, sehingga hal yang harus dan penting untuk diperhatikan adalah Perencanaan SDM. Perencanaan SDM yang baik akan menentukan tingkat kemapanan suatu perusahaan. Mungkin sedikit saran dari penulis:

1. SDM yang saat ini tersedia bisa di daya gunakan secara baik sehingga meningkatkan kualitas Perusahaan.
2. Visi dan misi SDM harus sejalan dengan visi dan misi perusahaan.
3. Perusahaan harus bisa melakukan pengadaan karyawan secara ekonomis.
4. Mungkin inilah yang diwacanakan pada penulisan  meskipun penulisan ini jauh dari sempurna minimal kita mengimplementasikan tulisan ini.

Daftar Rujukan

Buttler, J., Ferris, G., dan Napier, N., 1991. Strategy and Human Resource Management, Cincinnati, OH: Southwestern Publishing Company.

Gluck dan Frederick W, 1980. Strategic management for competitive advantage, Harvard Business Review, July-Aug. p. 154-161

Jackson, S.E. dan Schuler, R.S, 1990. Human Resource Planning: Challennes for Industrial/Organizational Psychologist, American Psychologist, 45:223-239.

Malayu Hasibuan, 2007. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT. Bumi Aksara.

Schuler, R.S dan Walker, J.W, 1990. Human Resource Strategy: Focusing on Issue and Action. Organizational Dynamic, Summer: 5-19.